Политика конфиденциальности

2020-08-25

 

УТВЕРЖДАЮ

Директор юридического отдела

ООО «Рекитт Бенкизер»

Зенкова Ю.В.

 

Приказ № 21-ОД от 21.08.2020 г.




ПОЛИТИКА

в отношении обработки персональных данных

и сведений о реализуемых требованиях к защите персональных данных

     Общества с ограниченной ответственностью «Рекитт Бенкизер»

(редакция 1.2.)
















г. Москва

2020

1.             Общие положения

1.1.             Настоящая Политика (далее – Политика) определяет общие принципы и порядок обработки персональных данных и меры по обеспечению их безопасности в Обществе с ограниченной ответственностью «Рекитт Бенкизер» (далее – Общество).

1.2.             Целью Политики является обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, четкое и неукоснительное соблюдение требований законодательства Российской Федерации и международных договоров Российской Федерации в области персональных данных.

1.3.             Политика разработана в соответствии с положениями Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», другими законодательными и нормативными правовыми актами (далее – законодательство), определяющими порядок работы с персональными данными и требования к обеспечению их безопасности.

1.4.             В Политике используются следующие термины и определения:

автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;

база персональных данных – упорядоченный массив персональных данных, независимый от вида материального носителя информации и используемых средств его обработки (архивы, картотеки, электронные базы данных);

биометрические персональные данные – сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность и которые используются оператором для установления личности субъекта персональных данных;

блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);

дата-центр – специализированная организация, предоставляющая услуги по размещению серверного и сетевого оборудования, сдаче серверов (в том числе виртуальных) в аренду, а также по подключению к сети Интернет;

доступ к персональным данным – ознакомление определенных лиц (в том числе работников) с персональными данными субъектов, обрабатываемыми Обществом, при условии сохранения конфиденциальности этих сведений;

информационная система персональных данных – совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;

контрагент – сторона договора с Обществом, не являющаяся работником Общества;

конфиденциальность персональных данных – обязанность лиц, получивших доступ к персональным данным, не раскрывать их третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством;

обезличивание персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;

облачная вычислительная инфраструктура – общий пул конфигурируемых вычислительных ресурсов (сети передачи данных, серверы, устройства хранения данных, приложения и сервисы – как вместе, так и по отдельности), к которым обеспечен повсеместной и удобный сетевой доступ по требованию, и которые могут быть оперативно предоставлены и освобождены с минимальными эксплуатационными затратами или обращениями к провайдеру, обладающие пятью основными свойствами: самообслуживание по требованию; универсальный доступ по сети; объединение ресурсов; эластичность; учёт потребления;

обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;

общедоступные персональные данные – персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен на основании законодательства субъектом персональных данных либо по его просьбе, а также данные, которые подлежат обязательному раскрытию или опубликованию;

оператор – государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующее и (или) осуществляющее обработку персональных данных, а также определяющее цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными; в Политике под оператором понимается Общество, если иное не указано специально;

персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);

предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;

распространение персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;

сайт Общества – корпоративный или любой иной сайт в сети Интернет, относящийся к одному или нескольким брендам Общества и направленный на продвижение продукции, реализуемой Обществом, созданный и функционирующий по заказу и под контролем Общества;

сведения о состоянии здоровья – анамнез сведений о результатах медицинского обследования, наличии заболевания, об установленном диагнозе и о прогнозе развития заболевания, методах оказания медицинской помощи, связанном с ними риске, возможных видах медицинского вмешательства, его последствиях и результатах оказания медицинской помощи;

специальные категории персональных данных – сведения, касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья;

субъект персональных данных (субъект) – физическое лицо, к которому относятся персональные данные;

трансграничная передача персональных данных передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу;

уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.

2.             Статус Общества и категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются Обществом

2.1.      Общество является оператором в отношении персональных данных следующих категорий физических лиц:

·      работников Общества, с которыми у Общества заключены или были заключены трудовые договоры, в том числе являющихся иностранными гражданами и лицами без гражданства, включая бывших работников, с которыми трудовые договоры прекращены (расторгнуты) (далее –Работники);

·      близких родственников, супругов работников Общества и лиц, находящихся на иждивении работников, в том числе являющихся иностранными гражданами и лицами без гражданства (далее –Члены семей работников);

·      работников группы компаний Рекитт Бенкизер, включая бывших работников (далее – Работники группы компаний);

·      соискателей вакантных должностей Общества (кандидатов для приема на работу Обществом), представивших свои резюме или анкеты, содержащие персональные данные, лично или через специализированные организации по подбору персонала (кадровые агентства), в том числе через специализированные приложения или сайты в сети Интернет, а также субъектов, проходящих собеседование в отделе персонала Общества (далее – Соискатели);

·      студентов, практикантов и стажеров (далее совместно – Стажеры);

·      представителей контрагентов Общества, являющихся работниками контрагента, иными представителями, привлекаемым контрагентом по отдельному договору(-ам), включая индивидуальных предпринимателей и физических лиц, либо иными лицами, действующими в интересах контрагента и участвующими в исполнении договора с Обществом (на основании доверенностей и т.п. (далее –Представители контрагентов);

·      лиц, являющихся гражданами других государств, посещающих Общество в деловых целях (далее – Иностранцы);

·      представителей субъектов персональных данных, не являющихся работниками Общества и обращающихся в Общество по поручению и от имени субъектов персональных данных (далее – Представители субъектов);

·      посетителей охраняемых помещений Общества, не имеющих права постоянного входа в такие помещения (далее – Посетители);

·      пользователей интернет-магазина продукции, реализуемой Обществом (далее – Пользователи интернет-магазина);

·      незарегистрированных (неавторизованных) посетителей сайтов Общества (далее – Посетители сайтов);

·      участников судебных, административных процессов с участием Общества, чьи персональные данные находятся в материалах судебных, административных дел (далее – Участники процессов);

·      физических лиц, привлекаемых по договорам гражданско-правового характера– физические лица, работающие по договору ГПХ, в том числе приглашаемых спикеров для проведения обучения.

·      водителей – работников транспортных компаний, осуществляющих доставку продукции ООО «Рекитт Бенкизер»;

·      победителей конкурсов и иных стимулирующих мероприятий - конечных потребителей продукции Reckitt Benckiser, побеждающих в конкурсах и иных стимулирующих мероприятиях, проводимых ООО «Рекитт Бенкизер» или контрагентами ООО «Рекитт Бенкизер».

Субъекты персональных данных одновременно могут относиться к нескольким категориям, указанным выше, например, являться Пользователем интернет-магазина и Посетителем сайтов и т.п.

2.2.      Общество является лицом, осуществляющим передачу персональных данных субъектов другим операторам, к которым относятся, включая, но не ограничиваясь:

·      органы власти и государственные внебюджетные фонды, в которые перечисляются средства Работников или средства для зачисления на счета Работников (инспекции Федеральной налоговой службы, территориальные отделения Пенсионного фонда Российской Федерации, Федерального фонда обязательного медицинского страхования, Фонда социального страхования Российской Федерации и др.);

·      военные комиссариаты, профсоюзные организации, операторы связи, которым персональные данные предоставляются (передаются) в случаях, предусмотренных законодательством;

·      организации, осуществляющие вниутриобъектовый и пропускной режим на площадках Общества;

·      организации, привлекаемые Обществом к обработке персональных данных с целью выполнения требований нормативно-правовых актов Российской Федерации в отношении работников Общества;

·      организации, оказывающие услуги по обучению работников Общества;

·      организации, предоставляющие услуги складского хранения и логистики для продукции Общества;

·      организации, предоставляющие услуги курьерских доставок;

·      организации, проводящие работы по специальной оценке условий труда;

·      организации, оказывающие услуги по оформлению доверенностей;

·      организации, оказывающие услуги такси;

·      организации, оказывающие содействие в получении визовых документов работникам Общества;

·      организации, оказывающие маркетинговые, рекламные услуги и услуги по организации конкурсов и иных стимулирующих мероприятий.

2.3.      Органам власти и государственным внебюджетным фондам, военным комиссариатам иоператорам связи, органам надзора персональные данныепредоставляются (передаются) в объеме, определенном законодательством, соответствующими органами власти, надзорными органами и государственными внебюджетными фондами в пределах их полномочий. Специального согласия субъектов на такую передачуперсональных данных не требуется.

2.4.      В Обществе обрабатываются следующие категории персональных данных без использования средств автоматизации:

·             иные категории персональных данных – персональные данные, не отнесенные к категориям: специальные, биометрические и общедоступные персональные данные;

·             биометрические категории персональных данных – персональные данные, характеризующие физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность и которые используются Обществом для установления личности субъекта персональных данных.

2.5.      Общество обрабатывает cookie данные для статистического анализа использования сервисов и обеспечения их работоспособности, как в целом, так и их отдельных функций.

2.6.      Полный перечень персональных данных и категории субъектов персональных данных утверждается «Перечнем обрабатываемых персональных данных».

3.             Принципы и цели обработки персональных данных

Обработка персональных данных Обществом осуществляется в соответствии со следующими принципами:

3.1.        Законность и справедливая основа обработки персональных данных. Общество принимает все необходимые меры по выполнению требований законодательства, не обрабатывает персональные данные в случаях, когда это не допускается законодательством и не требуется для достижения определенных Обществом целей, не использует персональные данные во вред субъектам таких данных.

3.2.        Ограничение обработки персональных данных достижением конкретных, заранее определённых и законных целей. Целями обработки персональных данных Обществом являются:

·      в отношении Работников

o   обеспечение соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, включая (без ограничения) установленные для работодателя обязанности по исполнению заключенных трудовых договоров, обеспечению возможности выполнения трудовой функции, соблюдению требований к охране труда;

o   содействие работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе;

o   обеспечение личной безопасности работников; осуществление внутриобъектового и пропускного режима;

o   контроль количественных и качественных показателей выполняемой работы;

o   обеспечение сохранности имущества;

o   предоставление дополнительных услуг за счет Общества;

o   соблюдение внутренних корпоративных политик и процедур Общества и группы компаний Рекитт Бенкизер, включая политики, направленные на борьбу с коррупцией и иные политики и процедуры;

o   проведение хозяйственных и отчетных операций Общества, материально-техническое обеспечение деятельности Общества;

o   социальное обеспечение работников;

o   обучение работников;

o   оформление доверенностей на право предоставления интересов Общества;

o   функционирование корпоративных информационных ресурсов,

o   осуществление курьерских доставок, организация перевозок.

·      в отношении Членов семей работников

o   предоставление Работникам льгот и гарантий, предусмотренных законодательством для лиц, имеющих (усыновивших) детей, лиц с семейными обязанностями;

o   выполнение требований Трудового кодекса РФ об информировании родственников о несчастных случаях;

o   выполнение требований нормативных правовых актов органов государственного статистического учета;

o   предоставление дополнительных услуг за счет Общества;

·      в отношении Работников группы компаний

o   предоставление Работникам группы компаний дополнительных услуг за счет Общества;

o   соблюдение внутренних корпоративных политик и процедур Общества и группы компаний Рекитт Бенкизер;

o   предоставление возможности поиска вакантных должностей в Обществе и других компаниях группы Рекитт Бенкизер;

·      в отношении Соискателей

o   принятие решения о возможности замещения вакантных должностей соискателями, наиболее полно соответствующими требованиям Общества;

o   включение во внешний кадровый резерв Общества;

·      в отношении Стажеров

o   участие в программах Общества для студентов и выпускников учебных заведений;

·    в отношении Представителей контрагентов

o   соблюдение норм Гражданского кодекса РФ, регулирующих договорную работу, заключение и исполнение договоров с контрагентами, а также обеспечение соблюдения иных законов и иных нормативных правовых актов, а равно требований, предъявляемых к Обществу со стороны государственных органов;

o   проверка Обществом соответствующих контрагентов в качестве благонадежных для заключения с ними договоров и совершения иных сделок;

·      в отношении Иностранцев

o   предоставление услуг за счет Общества;

·    в отношении Представителей субъектов

o   выполнение Обществом действий по поручению представителей субъектов персональных данных;

·    в отношении Посетителей

o   обеспечение возможности прохода в охраняемые помещения Общества, а также возможности контроля прибытия и убытия лиц, не имеющих постоянных пропусков в такие помещения;

·      в отношении Пользователей интернет-магазина

o   получение сервисов и услуг, предоставляемых интернет-магазином, в том числе возможности приобретения и доставки продукции;

·      в отношении Посетителей сайтов

o    информирование Посетителей сайтов Общества о деятельности Общества, проводимых им мероприятиях и продукции, реализуемой Обществом;

·      в отношении Участников процессов

o   участие в судебных процессах в интересах группы компаний Рекитт Бенкизер;

·        в отношении Физических лиц, привлекаемых по договорам гражданско-правового характера-

o   выполнение требований законодательства, в том числе, выполнение требований Налогового кодекса,

o   обучение;

o   оформление доверенностей на право предоставления интересов Общества;

o   осуществление внутриобъектового и пропускного режима;

o   функционирование корпоративных информационных ресурсов;

o   соблюдение внутренних корпоративных политик и процедур Общества;

o   осуществление курьерских доставок, организация перевозок.

·        в отношении Водителей– работников транспортных компаний-

o  организация перевозок продукции Общества;

o  осуществление внутриобъектового и пропускного режима;

·        в отношении Победителей конкурсов и иных стимулирующих мероприятий - конечных потребителей продукции Общества -

o   информирование о продукции Общества и проводимых акциях;

o   публикация списков победителей;

o   организация доставки призов;

o   выполнение обязанности налогового агента по налогу на доходы физических лиц;

o   проведение маркетинговых исследований.

3.3.        Обработка только тех персональных данных, которые отвечают заранее объявленным целям их обработки; соответствие содержания и объёма обрабатываемых персональных данных заявленным целям обработки; недопущение обработки персональных данных, не совместимой с целями сбора персональных данных, а также избыточных по отношению к заявленным целям обработки персональных данных. Общество не собирает и не обрабатывает персональные данные, не требующиеся для достижения целей, указанных в пункте 3.2 Политики, не использует персональные данные субъектов в каких-либо целях, кроме указанных.

3.4.        Недопущение объединения баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, не совместимых между собой.

3.5.        Обеспечение точности, достаточности и актуальности персональных данных по отношению к целям обработки персональных данных. Общество принимает все разумные меры по поддержке актуальности обрабатываемых персональных данных, включая, но не ограничиваясь, реализацию права каждого субъекта получать для ознакомления свои персональные данные и требовать от Общества их уточнения, блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленных выше целей обработки без объяснения причин такого требования.

3.6.        Хранение персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен законодательством, договором, стороной которого является субъект персональных данных, а также согласием субъекта персональных данных на обработку данных.

3.7.        Уничтожение либо обезличивание персональных данных по достижении заявленных целей их обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, при невозможности устранения Обществом допущенных нарушений установленного законодательством порядка обработки персональных данных, отзыве согласия на обработку субъектом персональных данных, истечении срока обработки персональных данных, установленных согласием на обработку персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством или договорами с субъектами персональных данных.

4.      Условия обработки персональных данных

4.1.      Обработка персональных данных Обществом допускается в следующих случаях:

4.1.1. При наличии согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных. Порядок получения Обществом согласия субъекта персональных данных определен в разделе 7 Политики.

4.1.2. Обработка персональных данных необходима для осуществления и выполнения возложенных законодательством на Общество функций, полномочий и обязанностей. К таким случаям, в том числе относятся, включая, но не ограничиваясь, реализация трудовых отношений с Работниками, обработка специальных категорий персональных данных Работников для достижения целей, предусмотренных трудовым и пенсионным законодательством, заключение и исполнение договоров с контрагентами.

4.1.3. Для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных и исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных.

До момента заключения договоров Общество, в случаях такой необходимости, осуществляет обработку персональных данных на стадии преддоговорной работы в порядке, предусмотренном пп. 5 п. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных».

4.1.4. Обработка персональных данных Обществом необходима для осуществления прав и законных интересов Общества и/или третьих лиц либо для достижения общественно значимых целей при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъектов персональных данных.

4.1.5. Обработка персональных данных осуществляется в статистических или иных исследовательских целях при условии обязательного обезличивания персональных данных.

4.1.6. Обработка персональных данных, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных либо по его просьбе. В связи с тем, что к такой обработке относится, в том числе обработка персональных данных, полученных из общедоступных источников (включая размещённую на информационных ресурсах в сети Интернет), Общество не принимает на себя обязанности по проверке достоверности и правомерности размещения таких персональных данных.

4.1.7. Персональные данные подлежат опубликованию или обязательному раскрытию в соответствии с законодательством.

4.2.      Общество не раскрывает третьим лицам и не распространяет персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством, договором с субъектом персональных данных, не указано в полученном от него согласии на обработку персональных данных или персональные данные не сделаны субъектом общедоступными самостоятельно.

4.3.      Общество не обрабатывает персональные данные, относящиеся к специальным категориям и касающиеся расовой и национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни, о членстве субъектов персональных данных в общественных объединениях или их профсоюзной деятельности.

Общество обрабатывает персональные данные, относящиеся к специальным категориям и касающиеся состояния здоровья, относящиеся к вопросу о возможности выполнения Работником трудовой функции и необходимых для целей, определенных пенсионным законодательством, законодательством о социальном страховании

4.4.      Обработка персональных данных о судимости может осуществляться Обществом исключительно в случаях и в порядке, установленных законодательством.

4.5.      При сборе персональных данных Общество обеспечивает запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных с использованием баз данных, находящихся в офисе Общества и в дата-центрах на территории Российской Федерации.

Общество осуществляет трансграничную передачу персональных данных субъектов в соответствии с действующим российским законодательством и корпоративными политиками и процедурами группы компаний Рекитт Бенкизер в головные офисы группы компаний в Великобританию и Нидерланды, а также в страны присутствия других компаний группы, находящихся в государствах, как обеспечивающих, так и не обеспечивающих адекватную защиту прав субъектов персональных данных включая, но не ограничиваясь, передачу персональных данных Работников, Работников группы компаний Рекитт Бенкизер и Представителей контрагентов в глобальные информационные системы группы компаний Рекитт Бенкизер, находящиеся на территории Великобритании, Франции, США, Индии, а также иных стран (при возникновении такой необходимости);

4.6.      Общество не принимает решения, порождающие юридические последствия в отношении субъектов персональных данных или иным образом затрагивающие их права и законные интересы, на основании исключительно автоматизированной обработки персональных данных. Данные, имеющие юридические последствия или затрагивающие права и законные интересы Работника, такие, как размер начисленных доходов, налогов и иных отчислений, подлежат перед их использованием проверке со стороны уполномоченного работника Общества.

4.7.      Общество прекращает обработку персональных данных в следующих случаях:

·             при выявлении неправомерных действий с персональными данными в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты такого выявления, Общество устраняет допущенные нарушения. В случае невозможности устранения допущенных нарушений Общество в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты выявления неправомерности действий с персональными данными, уничтожает персональные данные. Об устранении допущенных нарушений или об уничтожении персональных данных Общество уведомляет субъекта персональных данных или его законного представителя, а в случае, если обращение или запрос были направлены в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных, также этот орган;

·             при достижении цели обработки персональных данных Общество незамедлительно прекращает обработку персональных данных и уничтожает соответствующие персональные данные в срок, не превышающий тридцати рабочих дней с даты достижения цели обработки персональных данных;

·             при отзыве субъектом персональных данных согласия на обработку своих персональных данных Общество прекращает обработку персональных данных и уничтожает (за исключением персональных данных, которые хранятся в соответствии с действующим законодательством) персональные данные в срок, не превышающий тридцати рабочих дней с даты поступления указанного отзыва. Об уничтожении персональных данных Общество уведомляет субъекта персональных данных.

5.      Способы обработки персональных данных

5.1.      Общество осуществляет обработку персональных данных с использованием средств автоматизации, а также без использования таких средств.

5.2.      Политика распространяется в полном объеме на обработку персональных данных с использованием средств автоматизации, а при обработке персональных данных без использования средств автоматизации – только на те случаи, когда такая обработка соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации, то есть позволяет осуществлять в соответствии с заданным алгоритмом поиск персональных данных, зафиксированных на материальном носителе и содержащихся в картотеках или иных систематизированных собраниях персональных данных, и (или) доступ к таким персональным данным.

6.      Конфиденциальность персональных данных

6.1.      Работниками Общества, получившими доступ к персональным данным, должна быть обеспечена конфиденциальность таких данных.

Обеспечение конфиденциальности не требуется в отношении общедоступных персональных данных и данных, прошедших процедуру обезличивания.

6.2.      Общество вправе с согласия субъекта поручить обработку персональных данных другому лицу, если иное не предусмотрено законодательством, на основании заключаемого с этим лицом договора, предусматривающего в качестве существенного условия обязанность лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Общества, соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные законодательством. Объем передаваемых другому лицу для обработки персональных данных и количество используемых этим лицом способов обработки должны быть минимально необходимыми для выполнения им своих обязанностей перед Обществом.

В поручении Общества должны быть определены перечень действий (операций) с персональными данными, которые будут совершаться лицом, осуществляющим обработку персональных данных, и цели обработки, должна быть установлена обязанность такого лица соблюдать конфиденциальность персональных данных и обеспечивать безопасность персональных данных при их обработке, а также должны быть указаны требования к защите обрабатываемых персональных данных в соответствии со статьей 19 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

При выполнении поручения Общества на обработку персональных данных лицо, которому такая обработка поручена, вправе использовать для обработки персональных данных свои информационные системы, соответствующие требованиям безопасности, установленным законодательством, что отражается Обществом в заключаемом договоре поручения на обработку персональных данных.

6.3.      В случае, если Общество поручает обработку персональных данных другому лицу, ответственность перед субъектом персональных данных за действия указанного лица несет Общество. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению Общества, несет ответственность перед Обществом.

6.4.      Общество вправе разместить свои информационные системы персональных данных в дата-центре (облачной вычислительной инфраструктуре). В этом случае в договор с дата-центром (провайдером облачных услуг) в качестве существенного условия включается требование о запрете доступа персонала дата-центра, облачного провайдера к данным в информационных системах персональных данных Общества, а данное размещение не рассматривается Обществом как поручение обработки персональных данных дата-центру (провайдеру облачных услуг) и не требует согласия субъектов персональных данных на такое размещение. В договоре с дата-центром (провайдером) во всех случаях отражаются требования конфиденциальности и безопасности обрабатываемых персональных данных.

7.      Согласие субъекта персональных данных на обработку своих персональных данных

7.1.  Субъект персональных данных принимает решение о предоставлении своих персональных данных Общества и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. Согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным и может предоставляться субъектом в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, если иное не установлено законодательством.

7.1.1. Получение и обработка персональных данных в случаях, предусмотренных ФЗ «О персональных данных», осуществляется Обществом с согласия субъекта персональных данных, в том числе в письменной форме. 

7.1.2. Письменное согласие субъекта персональных данных должно включать:

·             фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

·             наименование и адрес Общества;

·             цель обработки персональных данных;

·             перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;

·             наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Общества, если обработка будет поручена такому лицу;

·             перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых Обществом способов обработки персональных данных;

·             срок, в течение которого действует согласие, а также способ его отзыва;

·             подпись субъекта персональных данных.

7.2. В случае получения Обществом персональных данных от контрагента на основании и в целях заключения и/или исполнения заключенного с ним договора, в том числе от других компаний группы Рекитт Бенкизер, ответственность за правомерность и достоверность персональных данных, а также за получение согласия Представителей контрагентов на передачу их персональных данных Обществу несет контрагент, передающий персональные данные, что закрепляется в тексте договора с контрагентом.

7.3. Общество, получившее персональные данные от контрагента, не принимает на себя обязательства по информированию субъектов (их представителей), персональные данные которых ему переданы, о начале обработки персональных данных, поскольку обязанность осуществить соответствующее информирование при заключении договора с субъектом персональных данных и/или при получении согласия на такую передачу несет передавший персональные данные контрагент. Данная обязанность контрагента включается в договор, заключаемый с ним Обществом.

7.4. Специально выраженного согласия Работника на обработку его персональных данных не требуется, так как обработка необходима для исполнения трудового договора, стороной которого является Работник - субъект персональных данных, за исключением случаев, когда необходимо получение согласия Работника в письменной форме для конкретных случаев обработки персональных данных. К случаям, требующим согласия Работника в письменной форме, относятся, включая, но не ограничиваясь:

7.4.1.            Передача персональных данных лицам, которым Общество поручает обработку персональных данных в целях, включая, но не ограничиваясь:

•  обеспечения соблюдения Обществом обязанностей, возложенных законами и иными нормативными правовыми актами, включая ведение кадрового, бухгалтерского, налогового и воинского учета, организацию хранения документов Общества, проведение специальной оценки условий труда и пр.

•  исполнения заключенных трудовых договоров, обеспечения возможности выполнения трудовой функции, а также контроля количественных и качественных показателей выполняемой работы;

•  обеспечения возможности прохода в охраняемые помещения Общества и др.

7.4.2.            Получение персональных данных Работников у третьих лиц, в том числе с целью проверки таких персональных данных, а также в случаях, когда такие данные нельзя получить от самого Работника.

7.4.3.            Передача персональных данных Работника третьей стороне, в том числе в целях, включая, но не ограничиваясь:

•  предоставление дополнительных услуг за счет Общества;

•  соблюдение корпоративных политик и процедур Общества и группы компаний Рекитт Бенкизер;

•  проведение хозяйственных и отчетных операций Общества, материально-техническое обеспечение деятельности Общества; и др.

7.4.4.            Передача персональных данных Работника третьим лицам в целях исполнения договоров Общества, в том числе, включая, но не ограничиваясь:

•  контрагентам в рамках договорной и преддоговорной работы, а также организациям, оказывающим услуги по переподготовке и повышению квалификации персонала;

•  банкам, открывающим и обслуживающим платежные карты для начисления заработной платы и иных доходов Работника,

•  страховым компаниям и/или медицинским организациям при заключении и исполнении договоров добровольного страхования и страхования жизни Работников за счет Общества как работодателя,

•  полиграфическим предприятиям, занимающимся изготовлением визитных карточек (бизнес-карт) Работников за счет работодателя,

•  организаторам деловых выставок и конференций, организациям, занимающимся обеспечением командировок, бронированием билетов и отелей и т.п.

7.4.5.            Трансграничная передача персональных данных в государства, не обеспечивающие адекватную защиту прав субъектов персональных данных.

7.5. Специально выраженного согласия Членов семей не требуется, если обработка их персональных данных осуществляется на основании законодательства (для начисления алиментов, оформления социальных выплат, предоставления льгот и гарантий и пр.), выполняется Обществом как работодателем в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ и органов государственного статистического учета. Во всех остальных случаях необходимо получение доказываемого (подтверждаемого) согласия Членов семей на обработку их персональных данных Обществом.

7.6. Специально выраженного согласия Соискателей на обработку их персональных данных не требуется, поскольку такая обработка необходима в целях заключения трудовых договоров по инициативе Соискателей – субъектов персональных данных, за исключением случаев, когда необходимо получение согласия Соискателя в письменной форме для конкретных случаев обработки персональных данных. Персональные данные Соискателя, содержащиеся в его анкете, резюме, электронных письмах, направленных Общества Соискателем или специализированными организациями по подбору персонала, и других документах, уничтожаются в течение 30 дней с даты принятия решения о приеме Соискателя на работу или об отказе в приеме на работу, за исключением случаев, когда Соискателем дано согласие на обработку его персональных данных для целей включения во внешний кадровый резерв Общества.

7.7. Согласие Иностранцев на обработку их персональных данных дается в форме конклюдентных действий, а именно – путем ответа на электронное письмо, направленное Иностранцу уполномоченным представителем Общества и содержащее уведомление о том, что указанное действие будет считаться предоставлением согласия на обработку своих персональных данных.

7.8. Согласие Посетителей на обработку их персональных данных дается в форме конклюдентных действий, а именно – предоставления своих персональных данных при обращении в Общество (в любой возможной форме).

7.9. Специально выраженного согласия Стажеров на передачу и обработку их персональных данных не требуется, если оно дается ВУЗам и иным контрагентам Общества, организующим стажировку и практику в порядке, предусмотренном пунктом 7.2 Политики, а также если Стажер является стороной договора с Обществом.

7.10.         Специально выраженного согласия Участников процессов на обработку их персональных данных не требуется, поскольку обработка их персональных данных осуществляется на основании законодательства.

7.11.         Персональные данные лиц, подписавших договоры с Обществом, содержащиеся в единых государственных реестрах юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, являются открытыми и общедоступными, за исключением сведений о номере, дате выдачи и органе, выдавшем документ, удостоверяющий личность физического лица. Охрана их конфиденциальности и согласие субъектов персональных данных на обработку таких данных не требуется.

Во всех остальных случаях необходимо получение согласия субъектов персональных данных, являющихся Представителями контрагентов.

Исключения составляют случаи, когда:

·    лицо подписало договор с Обществом и/или предоставило доверенность с правом действовать от имени и по поручению контрагентов Общества, и тем самым совершило конклюдентные действия, подтверждающие его согласие с обработкой персональных данных, указанных в тексте договора (доверенности);

·    лицо самостоятельно прислало персональные данные на электронную почту, и тем самым совершило конклюдентные действия, подтверждающие его согласие с обработкой персональных данных, указанных в электронном письме.

Согласие у своего представителя на передачу его персональных данных Общества контрагент может получить в порядке, описанном в пункте 7.2 Политики. В этом случае получение Обществом согласия субъекта на обработку его персональных данных не требуется.

7.12.     Согласие Представителей субъектов на обработку их персональных данных предоставляется в форме конклюдентных действий путем предоставления Обществу доверенности с правом действовать от имени и по поручению субъектов персональных данных и документа, удостоверяющего личность Представителя субъекта.

7.13.     Согласие Пользователей интернет-магазина на обработку персональных данных выдается Обществу путем нажатия кнопки «Согласен» или проставления отметки в чек-боксе регистрационной формы при регистрации на сайте интернет-магазина продукции, реализуемой Обществом.

7.14.         Согласие Посетителей сайтов на обработку их персональных данных, получаемых Обществом при использовании файлов cookie, дается путем принятия условий «Политики в отношении файлов cookie» и простановки соответствующей отметки («галочки») в чек-боксе на сайтах Общества или закрытием баннера со ссылкой на «Политику в отношении файлов cookie».

7.15.         Согласие субъектов на предоставление их персональных данных не требуется при получении Обществом, в рамках установленных полномочий, мотивированных запросов от органов прокуратуры, правоохранительных органов, органов следствия и дознания, органов безопасности, от государственных инспекторов труда при осуществлении ими государственного надзора и контроля за соблюдением трудового законодательства, и иных органов, уполномоченных запрашивать информацию в соответствии с компетенцией, предусмотренной законодательством.

Мотивированный запрос должен включать указание цели запроса, ссылку на правовые основания запроса, в том числе подтверждающие полномочия органа, направившего запрос, а также перечень запрашиваемой информации.

7.16.         В случае поступления запросов от организаций, не обладающих соответствующими полномочиями, Общество обязано получить у субъекта персональных данных согласие на предоставление его персональных данных (письменно – по форме, установленной Приложением № 1 к Положению, устно – с обязательной звукозаписью такого согласия, электронным письмом и другими подобными способами), и предупредить лиц, получающих персональные данные, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, а также требовать от этих лиц подтверждения того, что указанное правило будет (было) соблюдено. Порядок получения согласия Работников на передачу их персональных данных иным лицам описан в пункте 7.4 Политики.

7.17.         Согласие на обработку персональных данных, обработка которых не установлена требованиями законодательства или не требуется для исполнения договора с Обществом, стороной которого является субъект персональных данных, может быть отозвано субъектом персональных данных. В этом случае Общество уничтожает такие персональные данные, в отношении которых отзывается согласие на обработку, и обеспечивает их уничтожение контрагентами, которым были переданы такие данные, в течение 30 дней с момента получения отзыва согласия субъекта на обработку его персональных данных. 

7.18.         Во всех случаях обязанность предоставить доказательство получения согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных или доказательство наличия иных оснований обработки персональных данных, указанных в Федеральном законе от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», возлагается на Общество.

8.      Права субъектов персональных данных

8.1. Субъект персональных данных имеет право на получение информации, касающейся обработки его персональных данных, в том числе содержащей:

·         подтверждение факта обработки его персональных данных Обществом;

·         правовые основания и цели обработки персональных данных;

·         сведения о применяемых Обществом способах обработки персональных данных;

·         наименование и место нахождения Общества, сведения о лицах (за исключением работников Общества), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с Обществом или в соответствии с законодательством;

·         обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения;

·         сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;

·         порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;

·         информацию об осуществленной или о предполагаемой трансграничной передаче данных;

·         наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению оператора, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;

·         иные сведения, предусмотренные законодательством.

Сведения о наличии персональных данных должны быть предоставлены субъекту персональных данных уполномоченным работником Общества в доступной форме, и в них не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных.

8.2.       Субъект персональных данных вправе в любой момент отозвать свое согласие на обработку персональных данных Обществом, подав письменное заявление в произвольной форме, содержащее сведения об основном документе, удостоверяющем личность субъекта. При этом в случае, если согласие на обработку персональных данных было изначально предоставлено субъектом в электронной форме на сайте Общества:

·         отзыв такого согласия может быть произведен как в бумажной, так и в электронной форме с использованием аккаунта (учетной записи) соответствующего пользователя на сайте Общества;

·         в случае получения отзыва в бумажной форме Общество в целях идентификации субъекта персональных данных вправе запросить у такого лица дополнительные сведения, предоставленные субъектом персональных данных при регистрации на сайте Общества, либо попросить данное лицо направить электронный запрос на отзыв согласия через соответствующий аккаунт (учетную запись) субъекта персональных данных на сайте Общества. В случае невыполнения обратившимся лицом указанных дополнительных действий Общество вправе отказать такому лицу в отзыве согласия на обработку персональных данных в целях защиты прав третьих лиц.

В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных Общество вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных при наличии оснований, указанных в пункте 4.1 Политики.

8.3.        В случае отзыва субъектом согласия на обработку своих персональных данных, если законных оснований продолжить их обработку нет, Общество прекращает обработку таких персональных данных (обеспечивает прекращение их обработки лицами, которым такая обработка поручена Обществом) и уничтожает персональные данные (обеспечивает уничтожение персональных данных) в срок, не превышающий 30 дней с даты поступления указанного отзыва.

8.4.       Субъект персональных данных имеет право на защиту своих прав и законных интересов, в том числе на возмещение убытков и (или) компенсацию морального вреда в судебном порядке.

9.      Сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных

9.1. Безопасность персональных данных, обрабатываемых Обществом, обеспечивается реализацией правовых, организационных и технических мер, необходимых и достаточных для обеспечения требований законодательства о персональных данных.

9.2.                  Правовые меры, принимаемые Обществом, включают:

·         разработку локальных актов Общества, реализующих требования законодательства, в том числе – Положения и Политики Общества в отношении обработки персональных данных;

·         отказ от любых способов обработки персональных данных, не соответствующих определенным в Политике целям и требованиям законодательства.

9.3.                  Организационные меры, принимаемые Обществом, включают:

·         назначение лица, ответственного за организацию обработки персональных данных;

·         назначение лица, ответственного за обеспечение безопасности персональных данных в информационных системах персональных данных;

·         ограничение состава работников Общества, имеющих доступ к персональным данным, и организацию разрешительной системы доступа к ним;

·         ознакомление работников Общества, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства о персональных данных, в том числе с требованиями к защите персональных данных, с Политикой, другими локальными актами Общества по вопросам обработки персональных данных;

·         обучение всех категорий работников Общества, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, правилам работы с ними и обеспечения безопасности обрабатываемых данных;

·         определение в должностных инструкциях/трудовых договорах работников Общества обязанностей по обеспечению безопасности обработки персональных данных и ответственности за нарушение установленного порядка;

·         регламентацию процессов обработки персональных данных;

·         организацию учёта материальных носителей персональных данных и их хранения, обеспечивающих предотвращение хищения, подмены, несанкционированного копирования и уничтожения;

·         определение типа угроз безопасности персональных данных, актуальных для информационных систем персональных данных, с учетом оценки возможного вреда субъектам персональных данных, который может быть причинен в случае нарушения требований безопасности, определение уровня защищенности персональных данных и требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах, исполнение которых обеспечивает установленные уровни защищенности персональных данных;

·         определение угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах, формирование на их основе частной модели (моделей) актуальных угроз;

·         размещение технических средств обработки персональных данных в пределах охраняемой территории;

·         ограничение допуска посторонних лиц в помещения Общества, недопущение их нахождения в помещениях, в которых ведется работа с персональными данными и размещаются технические средства их обработки, без контроля со стороны работников Общества.

9.4.                  Технические меры, принимаемые Обществом, включают:

·         разработку на основе частной модели актуальных угроз системы защиты персональных данных для установленных Правительством Российской Федерации уровней защищенности персональных данных при их обработке в информационных системах;

·         использование для нейтрализации актуальных угроз средств защиты информации, прошедших процедуру оценки соответствия;

·         оценку эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных;

·         реализацию разрешительной системы доступа работников к персональным данным, обрабатываемым в информационных системах, и к программно-аппаратным и программным средствам защиты информации;

·         регистрацию и учёт действий c персональными данными пользователей информационных систем, в которых обрабатываются персональные данные;

·         выявление вредоносного программного обеспечения (применение антивирусных программ) на всех узлах информационной сети Общества, обеспечивающих соответствующую техническую возможность;

·         безопасное межсетевое взаимодействие (применение межсетевого экранирования);

·         восстановление персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним (создание системы резервного копирования и восстановления персональных данных);

·         контроль за выполнением настоящих требований (самостоятельно или с привлечением на договорной основе юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, имеющих лицензию на осуществление деятельности по технической защите конфиденциальной информации) не реже 1 раза в 3 года.

9.5.                  Установка и ввод в эксплуатацию средств защиты персональных данных в информационной системе Общества производятся в соответствии с эксплуатационной, технической и проектной документацией.

9.6.                  Размещение информационных систем персональных данных, специальное оборудование и охрана помещений, в которых ведется работа с персональными данными, организация режима обеспечения безопасности в таких помещениях должны обеспечивать сохранность носителей персональных данных и средств защиты информации, а также исключать возможность неконтролируемого проникновения или пребывания в этих помещениях посторонних лиц.

Входные двери помещений, в которых хранятся материальные носители персональных данных, должны быть оборудованы замками, гарантирующими надежное закрытие помещения в нерабочее время.

Для контроля за входом могут устанавливаться кодовые замки или иные средства защиты, в необходимых случаях помещения оснащаются охранной сигнализацией и камерами видеонаблюдения.

10.         Ответственность за нарушение требований законодательства и Политики

10.1. Работники Общества, виновные в нарушении требований законодательства Российской Федерации в области персональных данных и Политики, несут материальную, дисциплинарную, административную, гражданско-правовую и уголовную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

10.2.          Юридические лица, нарушившие договорные обязательства по обеспечению конфиденциальности персональных данных, а также общие требования к обработке персональных данных, несут гражданско-правовую и административно-правовую ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

11. Порядок пересмотра Политики и внесения в нее изменений

11.1. Политика пересматривается по мере необходимости. Обязательный пересмотр Политики проводится в случае существенных изменений международного или российского законодательства в сфере персональных данных.

11.2. При внесении изменений в Политику учитываются:

·        изменения в информационной инфраструктуре и (или) в используемых Обществом информационных технологиях;

·        сложившаяся в Российской Федерации практика правоприменения законодательства в области персональных данных;

·        изменение условий и особенностей обработки персональных данных Обществом в связи с внедрением в его деятельность новых информационных систем, процессов и технологий, влияющих на процессы и порядок обработки персональных данных;

·        введение в Обществе новых бизнес-процессов, затрагивающих вопросы обработки персональных данных и не отраженных в Политике.

11.3. Настоящая Политика является общедоступной и подлежит размещению на официальном сайте Общества в Российской Федерации.

11.4. Все работники Общества подлежат обязательному ознакомлению с настоящей Политикой и несут предусмотренную законодательством Российской Федерации ответственность за нарушение её положений.